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近幾年來(lái),民政部門(mén)一方面大力推動(dòng)行業(yè)協(xié)會(huì)商會(huì)去行政化(從半官方走向民間),一方面開(kāi)始嘗試一業(yè)多會(huì)(一個(gè)行業(yè)在一地可以成立多個(gè)行業(yè)協(xié)會(huì))。即引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制,在同一行政區(qū)域,允許存在業(yè)務(wù)范圍相同或者相似的行業(yè)協(xié)會(huì)商會(huì)。在這樣的大背景下,如何在政府取消資金扶持的基礎(chǔ)上,從協(xié)會(huì)層面獲得新的收入來(lái)源,重點(diǎn)在服務(wù)。更好的為協(xié)會(huì)提供差異性服務(wù),讓協(xié)會(huì)社團(tuán)呈可持續(xù)發(fā)展,小編認(rèn)為可以從以下幾個(gè)層面入手:
加強(qiáng)協(xié)會(huì)信息化建設(shè),實(shí)現(xiàn)內(nèi)部智能化管理
服務(wù)于政府同時(shí)加強(qiáng)向協(xié)會(huì)會(huì)員、行業(yè)和市場(chǎng);
創(chuàng)新體制改革;明確協(xié)會(huì)目標(biāo);加強(qiáng)人才及信息化建設(shè);
加強(qiáng)協(xié)會(huì)會(huì)員的數(shù)字化管理,提供協(xié)會(huì)服務(wù)能力,能行業(yè)政策理論引導(dǎo)水平;
企業(yè)信息化,從OA開(kāi)始” 這句話在中國(guó)的協(xié)會(huì)內(nèi)曾經(jīng)被廣泛流傳。這是由聯(lián)想集團(tuán)最初提出的。所謂OA,即辦公自動(dòng)化,是辦公工作處理的自動(dòng)化,它利用先進(jìn)的技術(shù),使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來(lái)協(xié)助完成,達(dá)到充分利用信息,提高工作效率和工作質(zhì)量,提高生產(chǎn)率的目的。OA主要推行一種無(wú)紙化辦公模式。
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u 傳統(tǒng)辦公事務(wù)工作的繁瑣、重復(fù)勞動(dòng)和檢索不便。
u 使用紙質(zhì)文件,造成大量時(shí)間、紙張和耗材的浪費(fèi),效率低下。
u 信息流轉(zhuǎn)不暢通造成的高溝通成本,低響應(yīng)速度。
u 任務(wù)分配的不明確,缺少協(xié)作和反饋。
u 員工的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)缺乏積累和共享不能使協(xié)會(huì)迅速提升。
u 缺乏依據(jù)造成領(lǐng)導(dǎo)層的決策困難。
為解決上述問(wèn)題,協(xié)會(huì)急需在內(nèi)部建立一個(gè)知識(shí)共享與辦公協(xié)作平臺(tái),通過(guò)信息發(fā)布、電子郵件、手機(jī)短信、在線聯(lián)系等手段,加強(qiáng)員工之間的溝通協(xié)作、文檔及資源的共享、工作流程的審批以及協(xié)會(huì)文化的營(yíng)造,全面提升和優(yōu)化信息化的服務(wù)能力和應(yīng)用水平。
協(xié)會(huì)的業(yè)務(wù)在不斷拓展,協(xié)會(huì)的規(guī)模在不斷擴(kuò)充,要求作為高層管理決策層的辦公活動(dòng)在效率和管理科學(xué)性方面有進(jìn)一步的改善和提高。例如目前辦公活動(dòng)中涉及的信息(包括公文、各種數(shù)據(jù)資料等),一般是基于紙質(zhì)載體的,信息傳遞慢,查詢困難,共享不及時(shí),造成辦公效率低。又如上級(jí)單位下發(fā),各部門(mén)、各項(xiàng)目上報(bào)的定期或不定期數(shù)據(jù)資料信息量大且繁雜,單靠人工來(lái)進(jìn)行這些信息的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析十分困難,在準(zhǔn)確性方面難以保證,從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性。因此,應(yīng)依照先進(jìn)的信息處理技術(shù),從根本上改善辦公環(huán)境和條件,使協(xié)會(huì)的管理水平有質(zhì)的飛躍。
采用OA電子自動(dòng)化的管理手段,使辦公效率極大的提高,基本實(shí)現(xiàn)公文、簽報(bào)和審批等電子化,大量減少辦公用紙數(shù)量,從而降低管理成本。
通過(guò)OA知識(shí)管理系統(tǒng),協(xié)會(huì)員工在內(nèi)部網(wǎng)上學(xué)習(xí)到管理規(guī)范,各部門(mén)工作流程、產(chǎn)品知識(shí)、客戶及協(xié)會(huì)競(jìng)爭(zhēng)的知識(shí)、各個(gè)部門(mén)的培訓(xùn)教材、協(xié)會(huì)的發(fā)展現(xiàn)狀和方向分析等。通過(guò)圖書(shū)館、檔案管理、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)中心等有關(guān)知識(shí),逐步形成一個(gè)資源豐富、內(nèi)容分類、主題相關(guān)、協(xié)作互通的知識(shí)庫(kù)。
通過(guò)辦公平臺(tái),將其它系統(tǒng)中各種流程事務(wù)融合進(jìn)來(lái)。如財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的費(fèi)用報(bào)銷。同時(shí),OA辦公自動(dòng)化可以作為一個(gè)統(tǒng)一的入口實(shí)現(xiàn)對(duì)其它各種業(yè)務(wù)的綜合查詢。
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辦公自動(dòng)化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高,更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流,工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在,這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成,并且不必?fù)?dān)心對(duì)方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說(shuō)的群體工作,可以包括在地理上分布很廣,甚至分布在全球上各個(gè)地方,以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。