隨著一場突如其來的疫情，全國各地、各個行業(yè)都面臨著延遲開工，線上辦公、分散辦公成為應對特殊時期的最佳方法。

但是，面對這樣的“云上班”，不管你是領導層，還是普通員工，還是自由職業(yè)者，一開始難免會有些不適應，甚至不知所措。

如何保證自己的工作任務能按時、保質(zhì)保量地完成，如何避免線上溝通帶來的權責不清晰，如何掌控整個項目的進展等，這些都是每個職場人要面臨的客觀問題。

而隱藏在這些問題背后的本質(zhì)就在于，你如何管理好自己的時間，平衡生活與工作。

時間對于每個人來說是最公平的，每人每天擁有的時間都是24個小時。除了工作，我們還要吃飯、睡覺、做家務、照顧孩子等。

如何利用好這些時間，就取決于我們自己了。

凡是能夠高效地完成工作任務的人，一般都具備以下這些特征：

能夠從全局俯瞰自己的工作，提前做好規(guī)劃。

將工作分解成具體的執(zhí)行步驟，不放過任何一個細節(jié)。

重視與人的溝通，依靠團隊的力量完成工作。

善用各種工具、創(chuàng)意，幫助自己提高工作效率。

掌握這些高效的工作術，在家辦公的你也能出色完成任務：

1、利用To Do List將工作任務可視化

沒有哪個人的工作任務是單一的，我們一般都需要同時處理多個任務。

“什么事情是要立即處理完的”“什么事情可以排到后面”“什么事情在什么時間節(jié)點需要他人的協(xié)助”，這些都必須明確。做成to do list，即可將所有任務可視化，完成所有任務所需要的時間也會一目了然。

并且，時間是有限的，必須分清每件事的優(yōu)先級，抓大放小，合理安排。

2、利用計時器讓自己在短時間內(nèi)集中精力處理工作

受外部環(huán)境的影響（過于放松的環(huán)境、孩子的吵鬧、家人的干擾等），無法很好地集中精力處理工作是在家辦公的一大困擾。

任何高效人士都無法保證自己一天8個小時都處于高效工作的狀態(tài)。關鍵在于分清任務的輕重緩急，集中時間處理緊急且重要的任務?？梢栽O置計時器，讓自己在短時間內(nèi)集中精力。

到時間后，可以離開座位，起身做一些伸展運動，喝杯咖啡，休息一下，再進入下一個集中時間段。如此一來，有節(jié)奏、勞逸結合的時間安排才能確保工作效率。

3、把“一天”分解成“上午”“下午”和“傍晚”

有的人可能上午的工作效率更高。休息了一晚，大腦運轉起來速度快，同樣的工作，上午處理起來的速度要比下午處理快得多。

當然，要怎么分配工作取決于你的性格與工作內(nèi)容。有些人覺得早上思路清晰，更適合做需要構思的工作。也有人認為，回郵件和一些瑣碎的小任務最好安排在午休后，這樣才能給大腦留出充分的熱身時間，提高工作效率。

總之，把工作時間劃分成上午、下午和傍晚這三個時間段，然后分別安排不同的任務。這樣更容易集中注意力，以更高的密度完成工作任務，最終結果絕對差不了。

4、做資料先搭框架邊做邊確認

做資料切勿不經(jīng)思考，悶頭蠻干。所謂搭框架，就是先列出提綱，腦子里有一個大概的整體思路之后，再開始動手制作，往大的框架里補充細節(jié)。

尤其是像報表、企業(yè)宣傳冊、企劃案等比較常用的商務文件，則沒有必要從頭做起。現(xiàn)在網(wǎng)絡如此發(fā)達，有各種模板可供參考。套用免費模板，再根據(jù)自己的實際情況做相應的修改與完善。

還有一點很重要，中途隨時商量，避免前功盡棄。

在推敲方案，制作資料的同時，把草案拋出來請示上司，征求同事們的意見。如此一來，不僅能及時發(fā)現(xiàn)方案的不足，迅速調(diào)整方向，不至于沿著錯誤的道路越走越遠，而且別人貢獻的建設性意見還能提升策劃案的深度。

中途商量有助于顯著提升時間的利用效率，幫助我們?nèi)〉酶玫墓ぷ鞒晒?/span>

5、靈活運用各種APP提高工作效率

現(xiàn)在大家使用的都是智能手機，很多辦公軟件（比如word, excel等）都有手機版，非常方便。即便不打開電腦，也能輕松在手機上確認一些資料文件。

在家辦公，需要在公司以外的電腦上存儲文件時，為了方便日后下載，可以直接存到云盤，還能共享給其他同事。

電子日歷也是非常方便的工具之一。因為電子日歷能在所有設備上同步，用電腦或手機就能隨時查看，和上司/同事/員工共享日程是它最大的優(yōu)勢。

比如，你可以將今日要完成的工作事項全寫在電子日歷里，共享給你的同事，他們對你的工作安排就一目了然了。

6、任何形式的溝通要點最多列3個

在線辦公，很多溝通都會變成線上的、文字版的、語音形式的。萬萬不可給對方發(fā)去一封巨長的郵件，或者一份幾十頁的資料，甚至是數(shù)條60秒的語音。這樣做的后果是既浪費了你自己的時間，對方接收、消化的時間也會變長，而且由于信息缺乏重點，很有可能會造成溝通不到位、理解有偏差等問題。

無論是發(fā)消息、寫郵件，還是做資料，我們都要反復自問，自己寫的內(nèi)容是不是簡潔易懂，對方收到之后能否快速地理解并協(xié)助我的工作。

明確優(yōu)先級，搞清自己通過這封郵件或這段文字要傳達的是哪3個要點，這樣才能讓內(nèi)容更好懂，執(zhí)行起來才會更簡單、更有效。

7、關掉通知鈴聲集中注意力

在家用電腦處理工作的時候，我們難免會被突如其來的信息、通知鈴聲打斷思路，電腦、手機屏幕突然彈出的信息提示也會分散你的注意力。“迅速回復”看似高效，殊不知這樣會讓你無法專注于手頭的工作。

鈴聲一響，好不容易想到的點子都飛到九霄云外去了。總的來看，動不動就查消息反而會降低工作效率。

如無緊急情況，可以關掉電腦的通知鈴聲和手機鈴聲，等空下來了再統(tǒng)一查看，這樣就不怕思路被打斷了。

只是把“隨時”和“被動”改成“定時”和“主動”，所有的注意力都能集中在手頭的任務上，速度快了，用時自然就短了。

8、讓電話會議更高效的3個訣竅

開會是最容易出現(xiàn)浪費了時間，還沒有結果的一項職場活動。線上會議就更是如此了。

如何才能讓寶貴的時間發(fā)揮出最大的價值呢？關鍵是做到以下3點：

（1）提前發(fā)送資料

“看資料”這件事完全可以各自完成，不需要占用會議時間。所以提前把資料發(fā)送給所有與會者（至少提前一天）是有效利用會議時間的好辦法。如此一來，大家就能“預習”資料，就算只是粗略地看一遍，也比完全沒看過要好。

（2）進入正題之前，先宣布“今天要敲定的事”

在會議正式開始之前，請大家先明確宣布今天要達成怎樣的目標。只要告知在場的所有人“今天要敲定××和××”，就能讓大家?guī)е康膮⑴c討論，就算中途跑偏了，也能在最后關頭拉回來。

在這個時候順便提一下會議大致在什么時候結束，有助于集中注意力，有效提升時間的利用率。

（3） 記得做總結，明確分工

會議即將結束時，請大家務必對本次會議敲定的事項做個總結，并明確各自的分工，要具體到接下來由誰來做什么的程度。例如：“我會在本周內(nèi)把文件發(fā)過去，后續(xù)跟進就交給小A了！”

如此一來，所有人都能沿著既定路線向前推進，會議才有可能發(fā)揮作用。

這段時間于全國人民來說，都是非常艱難的時刻。無論事情發(fā)生怎樣的變化，我們都應堅定不移地“整理”現(xiàn)狀，“篩選”必要的東西，緊緊抓住真正重要的東西。

工作與生活不可能像被施了魔法一樣事事順利，但每天的24小時是人人平等的。

未來是好是壞，就取決于我們能否把有限的時間用到極致。