四、OA可解決的問題：   

1、統(tǒng)一信息發(fā)布平臺(tái)：    

由于公司在日常經(jīng)營(yíng)管理工作中需要上傳和下達(dá)各類公文文件，目前隨著公司的發(fā)展壯大，各分公司、項(xiàng)目部和駐外機(jī)構(gòu)設(shè)立在各處，而以往所有的相關(guān)工作都是通過傳統(tǒng)的手工打印、人工遞送、發(fā)送傳真等方式進(jìn)行。這樣一來就導(dǎo)致日常公司文件的上傳下達(dá)時(shí)效性相對(duì)較低，工作量較大，整體效率不高且存在辦公費(fèi)用高的問題。   

OA解決辦法：建立內(nèi)部統(tǒng)一的信息發(fā)布平臺(tái)。    

公司的新聞、公告、通知等信息均統(tǒng)一通過OA平臺(tái)進(jìn)行有針對(duì)性的發(fā)布，用戶可在其權(quán)限范圍內(nèi)查看與自己相關(guān)的信息。同時(shí)可結(jié)合手機(jī)短信方式對(duì)部分重要信息進(jìn)行及時(shí)發(fā)布（如會(huì)議通知等，收到信息通知的人可通過短信回復(fù)到系統(tǒng)上進(jìn)行確認(rèn)，避免出現(xiàn)通知不到位的情況出現(xiàn)）。

除了日常的公司經(jīng)營(yíng)管理工作外，公司內(nèi)部還需要針對(duì)黨政工方面的工作建立獨(dú)立的專門門戶頁(yè)面?？稍谄湎路诸愒O(shè)置諸如“公司黨建”、“工會(huì)工作”、“共青園地”和“紀(jì)檢之窗”等欄目，通過對(duì)內(nèi)容的及時(shí)更新和豐富，即可向基層各組織快速和便捷地傳遞相關(guān)信息和知識(shí)。   

2、溝通與記錄存檔：

目前公司內(nèi)部各機(jī)構(gòu)間的溝通主要是通過電話、手機(jī)短信、QQ等方式進(jìn)行溝通，沒有完善的平臺(tái)可方便地保存和快速地查詢以往的歷史溝通記錄，事后的信息確認(rèn)缺乏依據(jù)。   

OA解決方法：建立公司統(tǒng)一溝通平臺(tái)。    

OA提供了內(nèi)部消息、內(nèi)部郵件、外部郵件、手機(jī)短信等各種溝通渠道，構(gòu)建了完善的內(nèi)部溝通平臺(tái)。總公司及分公司、項(xiàng)目部可統(tǒng)一在上面進(jìn)行溝通交流，且可隨時(shí)查看歷史溝通記錄等。

3、內(nèi)部審批與手機(jī)批示：    

目前公司內(nèi)部審批使用的是傳統(tǒng)的手工遞送簽批方式。這種傳統(tǒng)的方式需要將各類簽批文件逐級(jí)遞送給各個(gè)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)依次進(jìn)行簽批。其次是公司在各地有分公司、項(xiàng)目部，因此辦公地點(diǎn)分散，加上公司領(lǐng)導(dǎo)因工作需要經(jīng)常出差在外地時(shí)，難免會(huì)出現(xiàn)簽批不及時(shí)、信息不對(duì)稱而導(dǎo)致工作延誤的情況。因此公司需要一個(gè)有效的平臺(tái)解決異地審批的問題。   

OA解決辦法：建立統(tǒng)一的審批平臺(tái)。    

OA提供的強(qiáng)大的基于互聯(lián)網(wǎng)的表單和工作流程引擎對(duì)跨地域?qū)徟峁┝送晟频闹С?。OA首先會(huì)對(duì)公司的內(nèi)部工作流程進(jìn)行梳理和調(diào)研，之后會(huì)根據(jù)雙方確認(rèn)的調(diào)研文檔將各種需要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批的內(nèi)部請(qǐng)示、公文流轉(zhuǎn)、合同審批等事務(wù)處理的表單和流程在OA系統(tǒng)中進(jìn)行相應(yīng)的配置，從而實(shí)現(xiàn)流程審批的“規(guī)范化、無紙化、電子化和自動(dòng)化”。異地的分公司和項(xiàng)目部都可以實(shí)現(xiàn)在同一個(gè)平臺(tái)上進(jìn)行辦公。領(lǐng)導(dǎo)即使出差在外地也可以通過登錄系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)文件的審批。同時(shí)OA系統(tǒng)提供了手機(jī)WAP審批功能，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)在不方便上網(wǎng)的地方也可通過手機(jī)WAP功能登錄OA系統(tǒng)來完成審批，大大提高了領(lǐng)導(dǎo)的審批效率，真正實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。    

4、公司文檔管理方面：    

目前對(duì)于公司內(nèi)部的文檔管理方面沒有一套完善的系統(tǒng)來進(jìn)行文件的分類管理，文件的共享和利用率不高，沒有實(shí)現(xiàn)電子化的管理。   

OA解決方法：建立統(tǒng)一的文檔管理平臺(tái)。    

OA提供了完善的文檔管理和查詢功能，可對(duì)公司的文檔進(jìn)行分門別類的管理（如公司的項(xiàng)目合同、圖紙、各類受控文件等可以集中的管理起來），并能實(shí)現(xiàn)快速的查詢。針對(duì)文檔的安全性，OA還提供了完善的權(quán)限設(shè)置（可針對(duì)部門、崗位和特定人員的方式進(jìn)行控制）對(duì)文檔進(jìn)行管理，只有擁有相應(yīng)權(quán)限的人才能查看對(duì)應(yīng)的文檔，這樣一來可以極大地提高了文件的保密性和避免非授權(quán)人員的查閱，同時(shí)也免去了日常繁瑣的文檔借閱工作，提高了工作效率。    

5、項(xiàng)目協(xié)作方面：    

對(duì)于臨時(shí)發(fā)起的一些臨時(shí)工作或公司內(nèi)部需要多部門協(xié)作參與討論的一些項(xiàng)目，傳統(tǒng)的做法都是通過召集各部門人員開會(huì)等方式進(jìn)行。然而這種方法效率不高且時(shí)間安排不靈活，同時(shí)項(xiàng)目的進(jìn)展和溝通情況沒有歷史記錄可查，遇到周期性重復(fù)進(jìn)行的工作不能很好的進(jìn)行知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的沉淀。    

OA解決方法：建立協(xié)作平臺(tái)。    

對(duì)于有些臨時(shí)發(fā)起的項(xiàng)目需要不同部門及不同崗位人參與的項(xiàng)目，可臨時(shí)成立項(xiàng)目組，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行實(shí)時(shí)的進(jìn)展溝通，同時(shí)跟項(xiàng)目相關(guān)的文檔、合同、圖紙等可上傳到項(xiàng)目協(xié)作區(qū)上來，項(xiàng)目組成員可根據(jù)項(xiàng)目情況發(fā)表自己觀點(diǎn)。同時(shí)項(xiàng)目的溝通情況在項(xiàng)目完成后可作為項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)知識(shí)等保存到文檔庫(kù)里，作為公司知識(shí)的沉淀，利于以后的利用和借鑒。   

6、項(xiàng)目匯報(bào)方面：    

目前項(xiàng)目的匯報(bào)方式主要是下面項(xiàng)目部的負(fù)責(zé)人到機(jī)關(guān)匯報(bào)和定期提交項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)表、產(chǎn)值進(jìn)度表等，這樣效率不高，不及時(shí)，同時(shí)也不規(guī)范，考慮到公司有眾多的項(xiàng)目，須建立一個(gè)項(xiàng)目匯報(bào)平臺(tái)，讓公司領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)的了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況等。   

OA的解決方法：建立統(tǒng)一的項(xiàng)目匯報(bào)平臺(tái)。    

通過產(chǎn)品二次開發(fā)，結(jié)合公司的項(xiàng)目匯報(bào)制度，在系統(tǒng)上搭建項(xiàng)目匯報(bào)臺(tái)賬模塊。根據(jù)不同項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人按規(guī)定定期的填寫項(xiàng)目匯報(bào)單，提交給相關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，即可由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行匯總和統(tǒng)計(jì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)，生成實(shí)時(shí)的項(xiàng)目情況匯總表（包括各個(gè)項(xiàng)目的計(jì)劃開始時(shí)間、計(jì)劃結(jié)束時(shí)間、實(shí)際開始時(shí)間、實(shí)際結(jié)束時(shí)間、項(xiàng)目總價(jià)、變更后總價(jià)、本月回款、累計(jì)回款、完成進(jìn)度百分比和是否結(jié)案等信息）。公司的相關(guān)有查詢權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)入項(xiàng)目匯報(bào)模塊后，就可以直觀地了解到各項(xiàng)目的進(jìn)展和項(xiàng)目是否完工等情況。   

7、財(cái)務(wù)報(bào)表方面：    

財(cái)務(wù)不定期的會(huì)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求，提交相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表等，有時(shí)候領(lǐng)導(dǎo)也會(huì)臨時(shí)要查看財(cái)務(wù)報(bào)表，財(cái)務(wù)對(duì)臨時(shí)要求提交相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表需要較長(zhǎng)時(shí)間整理和查閱。   

OA解決辦法：建立財(cái)務(wù)報(bào)表門戶。    

a、可以根據(jù)實(shí)際的管理需求，財(cái)務(wù)工作人員定期的把相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表放到財(cái)務(wù)文檔庫(kù)里，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將文件發(fā)布和主動(dòng)推送到財(cái)務(wù)報(bào)表門戶。有財(cái)務(wù)報(bào)表門戶訪問權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)就可以及時(shí)清楚的了解到公司的財(cái)務(wù)狀況。

b、通過二次開發(fā)，在系統(tǒng)上搭建財(cái)務(wù)報(bào)表查詢模塊。通過財(cái)務(wù)報(bào)表模塊在系統(tǒng)后臺(tái)自動(dòng)連接財(cái)務(wù)服務(wù)器（現(xiàn)有財(cái)務(wù)管理軟件），實(shí)現(xiàn)報(bào)表數(shù)據(jù)的自動(dòng)抓取和匯總。公司的相關(guān)有查詢權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)入財(cái)務(wù)報(bào)表模塊后，也可以及時(shí)和清楚的了解到公司的財(cái)務(wù)狀況。

五、OA的應(yīng)用和價(jià)值:    

企業(yè)層面：企業(yè)在發(fā)展過程中管理的演進(jìn)的發(fā)式都遵循從粗獷式管理——精細(xì)化管理——簡(jiǎn)單化管理的過程。在企業(yè)的初創(chuàng)階段，是以人的意志為核心，以領(lǐng)導(dǎo)者的意志為核心，由高層拉動(dòng)的粗獷式管理階段；在企業(yè)的發(fā)展階段，是以制度管控為核心，由制度拉動(dòng)的精細(xì)化管理階段；伴隨企業(yè)的逐步擴(kuò)張，企業(yè)發(fā)展到以組織意識(shí)為核心，以文化拉動(dòng)的簡(jiǎn)單化管理階段。    

企業(yè)在管理演變的過程中都需要面對(duì)諸如：制度理解不清晰、缺少基礎(chǔ)的流程執(zhí)行工具等企業(yè)運(yùn)營(yíng)層面的問題；信息共享不徹底、缺少知識(shí)傳遞共享平臺(tái)等信息共享與傳遞層面的問題；跨部門工作協(xié)調(diào)難、缺少統(tǒng)一的工作溝通平臺(tái)等人員協(xié)助方面的問題。這一系列的問題只有借助有效的工具才能夠解決。    

無論企業(yè)處于發(fā)展中的哪一個(gè)階段，都需要借助信息化的工具和軟件來解決上述企業(yè)內(nèi)部存在的問題，即“企業(yè)內(nèi)控”問題，在特殊的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下，挖掘和利用企業(yè)已有的各種資源，控制企業(yè)在各方面的成本減少不必要的支出更是企業(yè)要優(yōu)先解決的問題。借助協(xié)同辦公（OA）軟件來完成企業(yè)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、減少人員流失帶來的損失、進(jìn)行工作任務(wù)的執(zhí)行跟蹤、控制成本和預(yù)算等，實(shí)現(xiàn)文檔電子化，以轉(zhuǎn)變工作方式為核心，使數(shù)據(jù)集中，便于分析和管理；實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公，以效率為核心，快速找到客戶，促進(jìn)員工內(nèi)部溝通加快響應(yīng)，促進(jìn)協(xié)作提高工作質(zhì)量，網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)辦公可以節(jié)省時(shí)間；實(shí)現(xiàn)制度規(guī)范，以提高執(zhí)行力為核心，讓制度來規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，用標(biāo)準(zhǔn)來提高效率，通過執(zhí)行來發(fā)現(xiàn)問題；促進(jìn)企業(yè)全面提升，以企業(yè)效益提升為核心，讓客戶更滿意，員工效率更高，企業(yè)管理模式更標(biāo)準(zhǔn)，管理成本更低廉，擴(kuò)張更迅速。協(xié)同辦公（OA）軟件使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)危機(jī)的艱難時(shí)刻，提升效率和降低成本，節(jié)省人力、物力、財(cái)力。    

員工層面：?jiǎn)T工所關(guān)心的是這四個(gè)方面，企業(yè)文化、價(jià)值實(shí)現(xiàn)與認(rèn)定、學(xué)習(xí)與成長(zhǎng)、薪資與福利。缺少其中一項(xiàng)，你的員工就有可能會(huì)離開你的企業(yè)，因?yàn)闆]有一個(gè)人喜歡呆在一個(gè)自己并不喜歡的氛圍中，也沒有人會(huì)喜歡待在一個(gè)不能被認(rèn)可的公司，尤其是當(dāng)您為企業(yè)貢獻(xiàn)了很多，但是沒有人認(rèn)可，但是一旦你做錯(cuò)一件事情馬上就有人不斷的批評(píng)你。如果你的企業(yè)缺少一個(gè)讓大家都認(rèn)同的企業(yè)文化，也無法及時(shí)給與員工與肯定，你可能需要注意一下，也許他們的離開是遲早的事情。所以如何讓管理層關(guān)注企業(yè)的關(guān)鍵四個(gè)緯度的同時(shí)也可以關(guān)注到員工的四個(gè)緯度。OA系統(tǒng)的職責(zé)就是在這里，首先OA就是一個(gè)互聯(lián)網(wǎng)上的一個(gè)虛擬的企業(yè)，在這個(gè)虛擬社會(huì)中你可以感受到你身邊有很多同事在一起奮斗，當(dāng)你有了困難，你隨時(shí)可以找到可以協(xié)助你的人，就向我們中科服OA的員工經(jīng)常對(duì)客戶講的一句話，雖然你面對(duì)的是我們中科服OA的一個(gè)顧問，但是我們的后邊有100個(gè)顧問在支持我，我的背后是一個(gè)強(qiáng)大的中科服OA。所以企業(yè)的文化不是掛在墻上，也不是靠咨詢公司給與指導(dǎo)，不是靠幾個(gè)拓展訓(xùn)練可以完成的，他需要依靠一個(gè)長(zhǎng)期的過程，以及一個(gè)好的載體。OA就是一個(gè)好的載體，它不但可以提供一個(gè)共同讓他們打破時(shí)間與空間的限制，在一起工作，在一起分享，在一起奮斗，同時(shí)也是員工展現(xiàn)自己的最好平臺(tái)，因?yàn)槟阍贠A系統(tǒng)中做過的任何一個(gè)痕跡，你的領(lǐng)導(dǎo)，您的管理層甚至你的老板都可以看到，那怕只是一個(gè)計(jì)劃，一個(gè)文檔。

六、中科服OA的優(yōu)勢(shì)在于：    

1、成熟性：中科服OA協(xié)同辦公系統(tǒng)是一套成熟的，功能強(qiáng)勁并可以按照客戶的需求進(jìn)行個(gè)性話定制的軟件系統(tǒng)。軟件成熟可避免開發(fā)風(fēng)險(xiǎn)。    

2、周期短中科服oa辦公系統(tǒng)實(shí)施周期短，因?yàn)槲覀兪浅墒飚a(chǎn)品。實(shí)施周期短，以確保項(xiàng)目在第一時(shí)間內(nèi)成功并收效。

3、擴(kuò)展性：開放性及擴(kuò)展性：能夠提供接口與其他系統(tǒng)集成，并且能提供支持用戶二次開發(fā)，兼并現(xiàn)有的一些項(xiàng)目管理和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，來滿足公司內(nèi)部多系統(tǒng)集成、入口功能。   

4、性價(jià)比：來自我們的成熟產(chǎn)品和成本優(yōu)勢(shì)：成熟產(chǎn)品能帶來很多低成本優(yōu)勢(shì)：實(shí)施成本較低，維護(hù)成本較低。    

                5、易用性：界面組織架構(gòu)清晰明了，最大限度的接近于用戶平常使用習(xí)慣。