無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)是行業(yè)領(lǐng)先的、專(zhuān)門(mén)為解決現(xiàn)代會(huì)議中的實(shí)際問(wèn)題而提出的一體化解決方案，適合于各種高端會(huì)議場(chǎng)合，以及重要的政務(wù)、商務(wù)、企事業(yè)單位和大型活動(dòng)的會(huì)場(chǎng)實(shí)施應(yīng)用。無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)全數(shù)字化管理，支持Ethernet或Wi-Fi網(wǎng)絡(luò)連接方式，有力保障通信質(zhì)量。系統(tǒng)中央節(jié)點(diǎn)采用千兆以太網(wǎng)串行模式連接，級(jí)聯(lián)擴(kuò)展全部通過(guò)網(wǎng)線實(shí)現(xiàn)，終端可采用有線/無(wú)線通訊方式，對(duì)各種規(guī)格的會(huì)議廳以及臨時(shí)會(huì)場(chǎng)均具有良好的適應(yīng)性。

無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)全部采用具有自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的會(huì)議管理平臺(tái)，可提供豐富的會(huì)議功能，協(xié)助會(huì)議使用方對(duì)整個(gè)會(huì)議流程進(jìn)行高效便捷的控制，對(duì)會(huì)前準(zhǔn)備，會(huì)中管理以及會(huì)后歸檔操作提供多種服務(wù)功能，保證會(huì)議正常、有序、安全地進(jìn)行?？芍С趾灥?、多媒體播放、投票表決、呼叫服務(wù)、辦公文稿閱讀、郵件收發(fā)等多種常見(jiàn)的會(huì)議功能，又集成有手寫(xiě)批注、同步文稿演示等高級(jí)會(huì)議功能，充分滿足參會(huì)者的各項(xiàng)需求。在整個(gè)會(huì)議過(guò)程中，無(wú)紙化會(huì)議系統(tǒng)可以為參會(huì)人員提供絕佳的數(shù)字化辦公體驗(yàn)，所有的操作均通過(guò)一臺(tái)終端完成，簡(jiǎn)化了紙質(zhì)文件的使用，極大推進(jìn)無(wú)紙化會(huì)議辦公水平的發(fā)展與進(jìn)步。

1. 需求分析

1、保密

隨著國(guó)家信息化進(jìn)程的不斷加快，信息安全問(wèn)題也越來(lái)越突出，引起了社會(huì)各界的廣泛關(guān)注。在傳統(tǒng)的紙張會(huì)議文件的傳送中，由于每次會(huì)議的召開(kāi)，需要會(huì)議主持人員將會(huì)議的議題和內(nèi)容編輯好，在文件的打印、復(fù)印、裝訂等過(guò)程中，由于中間環(huán)節(jié)多，給保密會(huì)議帶來(lái)了很多不可預(yù)見(jiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。我們的保密會(huì)議系統(tǒng)可以從根本上杜絕傳統(tǒng)方式下的帶來(lái)的各種隱患。

2、節(jié)省

在政府機(jī)關(guān)、科研機(jī)構(gòu)，和各企事業(yè)單位，每年各種會(huì)議較多，會(huì)議材料用紙量較大，印制等各種費(fèi)用較高，人力及時(shí)間消耗較多，不僅增加成本，而且也不適應(yīng)信息化時(shí)代的發(fā)展。同時(shí)與建設(shè)一個(gè)高效，節(jié)能，環(huán)保的社會(huì)也不相稱(chēng)。無(wú)紙化不僅能大大提高工作效率，對(duì)環(huán)保節(jié)能也具有深遠(yuǎn)的意義。

3、易管理

所有用戶端的權(quán)限也都由服務(wù)器端控制，會(huì)議終端無(wú)法更改服務(wù)器的配置。

4、易維護(hù)

通過(guò)網(wǎng)絡(luò)獲取資源，是網(wǎng)絡(luò)計(jì)算環(huán)境下的終端設(shè)備，不會(huì)出現(xiàn)客戶機(jī)系統(tǒng)崩潰等現(xiàn)象，而且安裝操作系統(tǒng)時(shí)很方便，會(huì)議結(jié)束后，徹底清除垃圾文件。

5、強(qiáng)安全

外部的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)在指定的區(qū)域，與操作系統(tǒng)相隔離，會(huì)議結(jié)束后，徹底清除會(huì)議文件，保密會(huì)議文件在系統(tǒng)中徹底粉碎。而且，每次系統(tǒng)重起后，系統(tǒng)都會(huì)恢復(fù)到最初的狀態(tài)。

6、便操作

使用人員無(wú)須任何計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)即可熟練使用。使用者所需要做的事只有一件：打開(kāi)電源；開(kāi)關(guān)計(jì)算機(jī)同家電一樣簡(jiǎn)單。對(duì)于會(huì)議室這樣一個(gè)公用的場(chǎng)所是非常適用的。在多功能無(wú)紙化保密會(huì)議中，結(jié)合會(huì)議軟件，可以實(shí)現(xiàn)更多，更全的功能。

2. 建設(shè)原則

本方案參照同類(lèi)會(huì)議室建設(shè)使用情況，充分征求了專(zhuān)家和使用單位以及設(shè)備供應(yīng)商的意見(jiàn)，綜合分析考慮制定本工程設(shè)計(jì)目標(biāo)和原則。

2.1. 先進(jìn)型性原則

采用先進(jìn)的、開(kāi)放的體系結(jié)構(gòu)，整個(gè)系統(tǒng)能體現(xiàn)當(dāng)今會(huì)議技術(shù)的先進(jìn)發(fā)展水平。

2.2. 實(shí)用性原則

能夠最大限度的滿足實(shí)際使用要求，采用集中管理控制的模式，在滿足功能需求的基礎(chǔ)上操作方便、維護(hù)簡(jiǎn)單、管理簡(jiǎn)便。

2.3. 可擴(kuò)充性、可維護(hù)性原則

為系統(tǒng)以后的升級(jí)預(yù)留空間，系統(tǒng)維護(hù)是整個(gè)系統(tǒng)生命周期中所占比例最大的， 充分考慮結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的合理、規(guī)范對(duì)系統(tǒng)的維護(hù)可以在很短時(shí)間內(nèi)完成。另外，在保證系統(tǒng)先進(jìn)、可靠和高性能價(jià)格比的前提下，通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)達(dá)到最經(jīng)濟(jì)性的目標(biāo)。

3. 設(shè)計(jì)思路

首先，通過(guò)后臺(tái)管理界面進(jìn)行會(huì)議定制，包括：錄入會(huì)議議程、參會(huì)人員，上傳會(huì)議資料等。完成這些操作后，會(huì)議管理人員在會(huì)議開(kāi)始前進(jìn)入會(huì)場(chǎng)，在會(huì)議管理系統(tǒng)的管理端開(kāi)啟會(huì)議。

與會(huì)人員到達(dá)會(huì)場(chǎng)后，根據(jù)會(huì)議終端上的名稱(chēng)、座號(hào)提示在指定位置就座，并在自己計(jì)算機(jī)終端上進(jìn)行會(huì)議簽到。開(kāi)會(huì)時(shí)，參會(huì)人員使用自己的計(jì)算機(jī)終端來(lái)瀏覽會(huì)議資料、進(jìn)行會(huì)議交談，查看共享桌面并瀏覽會(huì)議布局等會(huì)議相關(guān)信息。評(píng)審結(jié)束后根據(jù)會(huì)議簽到表打印評(píng)審信息。會(huì)議結(jié)束后，用戶可以通過(guò)瀏覽器登錄會(huì)議管理系統(tǒng)界面進(jìn)行會(huì)議資料下載以及表決結(jié)果查看等操作。

3.1. 會(huì)前準(zhǔn)備

登陸管理-后臺(tái)登陸的權(quán)限控制

會(huì)議室定義-設(shè)置會(huì)議室布局圖/座位號(hào)及位置

首頁(yè)編輯-編輯開(kāi)機(jī)導(dǎo)位歡迎界面

多會(huì)議管理-多會(huì)議編輯//會(huì)議日程設(shè)置/切換當(dāng)前會(huì)議

與會(huì)者設(shè)置-編輯參會(huì)人員列表詳細(xì)信息/編輯每一位與會(huì)者的權(quán)限/列表導(dǎo)入導(dǎo)出

文件分發(fā)-上傳文件分類(lèi)及會(huì)議文件/為文件定義查閱權(quán)限

投票設(shè)置-管理并控制會(huì)議投票/列表及結(jié)果導(dǎo)入導(dǎo)出

視頻管理-搜索并配置視頻直播源、添加點(diǎn)播視頻文件

3.2. 會(huì)中交互及控制

會(huì)議簽到-參會(huì)人員電子簽到管理及狀態(tài)查詢(xún)

會(huì)議信息-顯示參會(huì)人員的列表詳細(xì)信息，顯示當(dāng)前會(huì)議的日程

會(huì)議文件-顯示并打開(kāi)管理員分發(fā)的會(huì)議文件

會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)-支持打開(kāi)文檔并同步共享演示文檔/批注文檔/觀看同步演示/異步獨(dú)立觀看

會(huì)議記錄-會(huì)議過(guò)程隨手筆記/會(huì)議記錄的上傳/導(dǎo)出 

電子白板-可在模擬白板上進(jìn)行手寫(xiě)演示，使會(huì)議變得形象生動(dòng)/支持多人互動(dòng) 

交流提示-支持與會(huì)者之間實(shí)時(shí)交流

網(wǎng)頁(yè)瀏覽-瀏覽internet網(wǎng)/可鎖定首頁(yè)

個(gè)人資料-可以導(dǎo)入本地私有文件/可隨時(shí)上傳共享私有文件

會(huì)議投票-提供會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)的投票表決功能

視頻服務(wù)-播放視頻文件/直播源

PC模式-把無(wú)紙化終端作為普通PC電腦使用/支持全屏共享電腦

主持功能-主席機(jī)特有，包括界面強(qiáng)切/投票控制等功能

中控功能-支持統(tǒng)一升降控制/統(tǒng)一關(guān)機(jī)/也可操控接入的第三方中控

3.3. 會(huì)后歸檔

會(huì)議歸檔-會(huì)議過(guò)程文件打包備案保存/會(huì)議痕跡清空

4. 系統(tǒng)介紹

4.1. 功能介紹

該系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)會(huì)議室硬件系統(tǒng)構(gòu)成了企業(yè)高效會(huì)議的完整解決方案.企業(yè)內(nèi)部只需部署一套服務(wù)端軟件,即可支持企業(yè)內(nèi)部的所有會(huì)議室和會(huì)議管理.在會(huì)議軟件系統(tǒng)中最主要的是的參會(huì)用戶模塊,該模塊包含以下功能：

功能一：排位系統(tǒng)

本系統(tǒng)是會(huì)議系統(tǒng)的的重要組成部分。本系統(tǒng)基于信息技術(shù)、顯示技術(shù)平臺(tái)，采用自動(dòng)化模式，來(lái)實(shí)現(xiàn)會(huì)議終端自動(dòng)顯示就座與會(huì)人員姓名、職務(wù)等，能將幾個(gè)小時(shí)的手工操作縮短為幾秒鐘

功能二：簽到系統(tǒng)

電子化簽到系統(tǒng)需要做到一鍵觸摸快速簽到，自動(dòng)記錄。系統(tǒng)提供自動(dòng)抓拍的功能，可以直接保存簽到人的圖像，作為核對(duì)信息提交至后臺(tái)管理服務(wù)器。簽到狀態(tài)統(tǒng)計(jì)、查詢(xún)，統(tǒng)計(jì)結(jié)果可直接導(dǎo)出為excel文件。

功能三：文件分發(fā)系統(tǒng)

信息化時(shí)代的會(huì)議對(duì)電子會(huì)議文件的即時(shí)分發(fā)提出了較高的要求，在便捷的文件分發(fā)系統(tǒng)的管理下，無(wú)論是預(yù)置的文件還是臨時(shí)增添的文件均可通過(guò)服務(wù)器即時(shí)分發(fā)到每個(gè)與會(huì)者手中。系統(tǒng)還設(shè)置了嚴(yán)格的文件分發(fā)權(quán)限，可便捷地設(shè)置每個(gè)與會(huì)者對(duì)文件的閱覽、導(dǎo)出、查看權(quán)限。