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學(xué)會信息化建設(shè)-學(xué)會OA介紹
來源:中科服    發(fā)布時間:2019-08-08    文章分類:行業(yè)動態(tài)     分享:

近幾年來,民政部門一方面大力推動行業(yè)學(xué)會商會去行政化(從半官方走向民間),一方面開始嘗試一業(yè)多會(一個行業(yè)在一地可以成立多個行業(yè)學(xué)會)。即引入競爭機(jī)制,在同一行政區(qū)域,允許存在業(yè)務(wù)范圍相同或者相似的行業(yè)學(xué)會商會。在這樣的大背景下,如何在政府取消資金扶持的基礎(chǔ)上,從學(xué)會層面獲得新的收入來源,重點在服務(wù)。更好的為學(xué)會提供差異性服務(wù),讓學(xué)會社團(tuán)呈可持續(xù)發(fā)展,小編認(rèn)為可以從以下幾個層面入手:

加強學(xué)會信息化建設(shè),實現(xiàn)內(nèi)部智能化管理

服務(wù)政府同時加強學(xué)會會員、行業(yè)和市場;

創(chuàng)新體制改革;明確學(xué)會目標(biāo);加強人才及信息化建設(shè);

加強學(xué)會會員的數(shù)字化管理,提供學(xué)會服務(wù)能力,能行業(yè)政策理論引導(dǎo)水平;

企業(yè)信息化,從OA開始” 這句話在中國的學(xué)會內(nèi)曾經(jīng)被廣泛流傳。這是由聯(lián)想集團(tuán)最初提出的。所謂OA,即辦公自動化,是辦公工作處理的自動化,它利用先進(jìn)的技術(shù),使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動逐步由各種設(shè)備、各種人機(jī)信息系統(tǒng)來協(xié)助完成,達(dá)到充分利用信息,提高工作效率和工作質(zhì)量,提高生產(chǎn)率的目的。OA主要推行一種無紙化辦公模式。


隨著國家針對學(xué)會定位及學(xué)會脫鉤工作的進(jìn)展學(xué)會信息化建設(shè)的需要,學(xué)會管理層逐步意識到傳統(tǒng)辦公中存在許多問題:

傳統(tǒng)辦公事務(wù)工作的繁瑣、重復(fù)勞動和檢索不便。  

使用紙質(zhì)文件,造成大量時間、紙張和耗材的浪費,效率低下。

信息流轉(zhuǎn)不暢通造成的高溝通成本,低響應(yīng)速度。

任務(wù)分配的不明確,缺少協(xié)作和反饋。

員工的經(jīng)驗和知識缺乏積累和共享不能使學(xué)會迅速提升。

缺乏依據(jù)造成領(lǐng)導(dǎo)層的決策困難。

為解決上述問題,學(xué)會急需在內(nèi)部建立一個知識共享與辦公協(xié)作平臺,通過信息發(fā)布、電子郵件、手機(jī)短信、在線聯(lián)系等手段,加強員工之間的溝通協(xié)作、文檔及資源的共享、工作流程的審批以及學(xué)會文化的營造,全面提升和優(yōu)化信息化的服務(wù)能力和應(yīng)用水平。

學(xué)會的業(yè)務(wù)在不斷拓展,學(xué)會的規(guī)模在不斷擴(kuò)充,要求作為高層管理決策層的辦公活動在效率和管理科學(xué)性方面有進(jìn)一步的改善和提高。例如目前辦公活動中涉及的信息(包括公文、各種數(shù)據(jù)資料等),一般是基于紙質(zhì)載體的,信息傳遞慢,查詢困難,共享不及時,造成辦公效率低。又如上級單位下發(fā),各部門、各項目上報的定期或不定期數(shù)據(jù)資料信息量大且繁雜,單靠人工來進(jìn)行這些信息的收集、匯總、統(tǒng)計、分析十分困難,在準(zhǔn)確性方面難以保證,從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性。因此,應(yīng)依照先進(jìn)的信息處理技術(shù),從根本上改善辦公環(huán)境和條件,使學(xué)會的管理水平有質(zhì)的飛躍。

采用OA電子自動化的管理手段,使辦公效率極大的提高,基本實現(xiàn)公文、簽報和審批等電子化,大量減少辦公用紙數(shù)量,從而降低管理成本。

通過OA知識管理系統(tǒng),學(xué)會員工在內(nèi)部網(wǎng)上學(xué)習(xí)到管理規(guī)范,各部門工作流程、產(chǎn)品知識、客戶及學(xué)會競爭的知識、各個部門的培訓(xùn)教材、學(xué)會的發(fā)展現(xiàn)狀和方向分析等。通過圖書館、檔案管理、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)中心等有關(guān)知識,逐步形成一個資源豐富、內(nèi)容分類、主題相關(guān)、協(xié)作互通的知識庫。

通過辦公平臺,將其它系統(tǒng)中各種流程事務(wù)融合進(jìn)來。如財務(wù)系統(tǒng)中的費用報銷。同時,OA辦公自動化可以作為一個統(tǒng)一的入口實現(xiàn)對其它各種業(yè)務(wù)的綜合查詢。


OA軟件解決學(xué)會的日常管理規(guī)范化、增加學(xué)會的可控性、提高學(xué)會運轉(zhuǎn)的效率的基本問題,范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞??梢愿爬ǖ恼f,OA軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇,更集中具體到很多行業(yè)都能用的上關(guān)注于學(xué)會日常辦公的效率和可控性,是學(xué)會提高整體運轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高,更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn)行信息的交流,工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在,這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成,并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作,可以包括在地理上分布很廣,甚至分布在全球上各個地方,以至于工作時間都不一樣的一群工作人員。

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