隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和企業(yè)信息化建設(shè)的需要，企業(yè)管理層逐步意識到傳統(tǒng)辦公中存在許多問題：

       企業(yè)的業(yè)務(wù)在不斷拓展，企業(yè)的規(guī)模在不斷擴(kuò)充，要求作為高層管理決策層的辦公活動在效率和管理科學(xué)性方面有進(jìn)一步的改善和提高。例如目前辦公活動中涉及的信息（包括公文、各種數(shù)據(jù)資料等），一般是基于紙質(zhì)載體的，信息傳遞慢，查詢困難，共享不及時(shí)，造成辦公效率低。又如上級單位下發(fā)，各部門、各項(xiàng)目上報(bào)的定期或不定期數(shù)據(jù)資料信息量大且繁雜，單靠人工來進(jìn)行這些信息的收集、匯總、統(tǒng)計(jì)、分析十分困難，在準(zhǔn)確性方面難以保證，從而影響領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性。因此，應(yīng)依照先進(jìn)的信息處理技術(shù)，從根本上改善辦公環(huán)境和條件，使企業(yè)的管理水平有質(zhì)的飛躍。

       采用OA電子自動化的管理手段，使辦公效率極大的提高，基本實(shí)現(xiàn)公文、簽報(bào)和審批等電子化，大量減少辦公用紙數(shù)量,從而降低管理成本。

通過OA知識管理系統(tǒng)，企業(yè)員工在內(nèi)部網(wǎng)上學(xué)習(xí)到管理規(guī)范，各部門工作流程、產(chǎn)品知識、客戶及企業(yè)競爭的知識、各個(gè)部門的培訓(xùn)教材、企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀和方向分析等。通過圖書館、檔案管理、信息發(fā)布、數(shù)據(jù)中心等有關(guān)知識，逐步形成一個(gè)資源豐富、內(nèi)容分類、主題相關(guān)、協(xié)作互通的知識庫。

       通過辦公平臺，將其它系統(tǒng)中各種流程事務(wù)融合進(jìn)來。如財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的費(fèi)用報(bào)銷。同時(shí)，OA辦公自動化可以作為一個(gè)統(tǒng)一的入口實(shí)現(xiàn)對其它各種業(yè)務(wù)的綜合查詢。

      OA是OFFICEAUTOMATION的縮寫，本意為利用技術(shù)的手段提高辦公的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動化處理。采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)。一個(gè)企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。ＯＡ從最初的以大規(guī)模采用復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備為標(biāo)志的初級階段，發(fā)展到今天的以運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)為標(biāo)志的現(xiàn)階段，對企業(yè)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

      OA軟件解決企業(yè)的日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項(xiàng)的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞?？梢愿爬ǖ恼f，ＯＡ軟件跨越了生產(chǎn)、銷售、財(cái)務(wù)等具體的業(yè)務(wù)范疇，更集中具體到很多行業(yè)都能用的上關(guān)注于企業(yè)日常辦公的效率和可控性，是企業(yè)提高整體運(yùn)轉(zhuǎn)能力不可缺少的軟件工具。

      辦公自動化不僅兼顧個(gè)人辦公效率的提高，更重要的是可以實(shí)現(xiàn)群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著要進(jìn) 行信息的交流，工作的協(xié)調(diào)與合作。由于網(wǎng)絡(luò)的存在，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以在瞬間完成，并且不必?fù)?dān)心對方是否在電話機(jī)旁邊或是否有傳真機(jī)可用。這里所說的群體工作，可以包括在地理上分布很廣，甚至分布在全球上各個(gè)地方，以至于工作時(shí)間都不一樣的一群工作人員。

      辦公自動化可以和一個(gè)企業(yè)的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的。因而可以將諸如信息采集、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能與具體業(yè)務(wù)密切關(guān)聯(lián)。操作人員只須點(diǎn)擊一個(gè)按鈕就可以得到想要的結(jié)果，從而極大得方便了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。